Регистрация запроса в Usedesk из Naumen (проблемный звонок, операторс)
Обрати внимание
Создание некорректных запросов увеличивает нагрузку на контактный центр. Исходя из причины обращения, сотрудник ГЛ должен определить, нужен ли запрос вообще - требуется ли привлекать смежные отделы.
Содержание статьи
- Регистрация запроса
- Сроки первой обратной связи
- Добавление новой информации в запрос
- Причины для формирования запроса
Регистрация запроса
1. Открываем в анкете Naumen область Создать заявку по проблемному звонку.
2. Выбираем шаблон - "Запрос от горячей линии".
3. Заполняем поля: ФИО / Номер телефона / Номер заявки.
4. Заполняем поле "Комментарий" в формате:
- Запрос от *ФИО специалиста*:
- Информация: текст должен быть максимально корректным и понятным, содержать суть звонка, попытки дозвона до АСЦ, действия, которые выполнил сотрудник - без лишней информации.
5. Нажимаем "Отправить".
6. Консультацию в GSIS оставляем открытой, в поле "Примечания" в GSIS пишем "Отправлен запрос из Naumen:".
7. Завершаем диалог и сообщаем сроки обратной связи, если это уместно (исходя из причины).
Агент UD должен добавить в поле "Примечания" ссылку на Operators и закрыть консультацию.
Дальнейшие действия агента UD описаны в статье Правила обработки запросов с ГЛ (Naumen).
Сроки первой обратной связи
Проговариваем только в тех случаях, когда предусмотрена обратная связь.
1. Если запрос отправляем до 17:00:
«Для того, чтобы решить вопрос, мне надо подключить коллег из смежных отделов. Постараемся вернуться к вам до конца дня или завтра».
2. Если запрос отправляем после 17:00:
«Для того, чтобы решить вопрос, мне надо подключить коллег из смежных отделов. Так как уже вечер, с ответом вернемся завтра. Постараемся как можно быстрее».
3. Если запрос передается в выходной день (или в пятницу вечером):
«Для того, чтобы решить вопрос, мне надо подключить коллег из смежных отделов. Вернемся с ответом в первый рабочий день».
Добавление новой информации в запрос
Если клиент перезванивает и просит дополнить информацию, необходимо:
1. Авторизоваться в Usedesk, используя общие учетные данные;
2. Найти в фильтре "Вопросы от КЦ" ранее созданное обращение (ориентируйся на ФИО);
3. Если запрос активный, добавить комментарий, исходя из просьбы клиента;
4. Если запрос закрыт (будет тикет в поле "Примечания") и уже передан внутренний запрос в профильный отдел (сервисный департамент, инженерам), необходимо обратиться к СВ/эксперту, чтобы информацию во внутренний запрос добавил агент Usedesk.
Причины для формирования запроса
ВАЖНО! Запрещено отправлять запрос по ситуации, которой нет в списке без согласования эксперта или СВ. Звонок будет добавляться в прослушку на премию QA.
|
Причина |
Кто связывается с клиентом |
|
Республика Беларусь: по всем вопросам, относящимся к заявке (не связались, отмена заявки и т.п). |
С клиентом связывается АСЦ |
|
После ремонта клиент обнаружил, что техника/имущество клиента повреждено. |
С клиентом связывается АСЦ |
|
Жалоба/благодарность на фирменный магазин |
С клиентом связывается руководитель магазина |
|
Нет ближайшего АСЦ, у клиента КБТ (в запросе Naumen указываем полный адрес: "область, город/населенный пункт, улица, дом, квартира"). |
С клиентом связывается КЦ после ответа менеджера СД. |
|
Со слов клиента ремонт был выполнен, но дефект не устранен/появился новый, и при этом заявка в статусе «Забрал в работу»/ «Отмена». |
С клиентом связывается АСЦ |
|
Если VOC по заявке уже есть, но строка контроля закрыта, а проблема не решена (клиент обращается повторно), либо строка контроля не закрыта более чем 5 рабочих дней. |
С клиентом связывается АСЦ По ситуации с клиентом может связаться сотрудник КЦ. |
|
После выполненного ремонта внешние характеристики у техники изменились (например, дисплей стал гореть другим цветом), при этом техника в целом работает корректно. |
С клиентом связывается АСЦ |
|
Вопрос по заявке с техникой до 5 кг (нет информации в GSIS ни по одному из контактов), до АСЦ дозвониться не удалось. Необходимо уточнить номер внутреннего заказ-наряда АСЦ, контактный номер, который был указан при приеме техники - отражаем информацию в комментарии. |
С клиентом связывается АСЦ |
|
Вопросы инженерам технического характера. |
С клиентом связывается КЦ |
|
Вопросы менеджеру по продукту по характеристикам товара, которые не отражены в инструкции. |
С клиентом связывается КЦ |
|
Если клиент обратился с жалобой, что АСЦ заставляет его самостоятельно доставить технику в стационар - делаем звонок в АСЦ. Если АСЦ подтверждает эту информацию, то формируем запрос. |
С клиентом связывается АСЦ либо КЦ в зависимости от ответа менеджера СД |
|
Срок ремонта приближается к 45 дням (начиная с 40 дня) и клиент требует решения вопроса (отремонтировать или выдать акт НРП) - делаем предварительно звонок в АСЦ, чтобы уточнить детали. |
С клиентом связывается АСЦ либо КЦ в зависимости от ответа менеджера СД |
|
Клиент сообщил о поступлении рекламного смс/звонка после оформления заявки (с другими данными АСЦ) / мошенники. |
Обратную связь не предоставляем |
|
Клиент просит отменить заявку со статусом "Забрал в работу", при этом не удалось дозвониться до АСЦ. |
Обратную связь не предоставляем |
|
Заявка отменена/закрыта с примечанием от АСЦ, что дата выезда согласована. Клиент просит переназначить/оформить заявку на другой АСЦ в его регионе, например, потому что готовы выехать раньше. |
Обратную связь не предоставляем |
|
У клиента отсутствует чек, но имеется заполненный гарантийный талон с печатью от магазина. |
С клиентом связывается АСЦ либо КЦ в зависимости от ответа менеджера СД |
|
Требуется доукомплектация, клиент конфликтует и отказывается приобретать деталь в АСЦ. Подробнее в статье Привезли технику с дефектом (повреждения, непрокрас) или требуется доукомплектация |
Обратную связь предоставляет КЦ |
|
АСЦ предложил зарегистрировать технику в EVO для получения ДСО +1 год. Клиент не доволен тем, что ранее на ГЛ его об этом не проинформировали. ⚠️Клиента о создании запроса информировать не надо. Запрос передается для того, чтобы сервисный департамент провел работу с АСЦ. Текст запроса: «АСЦ сообщил клиенту о возможности регистрации техники в EVO после окончания гарантии. Клиент обратился на ГЛ с негативом. Просьба довести до АСЦ, что в настоящее время мы о такой возможности клиента не информируем». |
Обратную связь не предоставляем |
Дополнительно полезно
- Как выполнить поиск запроса в Usedesk
- Не связались по ранее оформленной заявке
- VOC _ Оформление благодарности/жалобы на сотрудника КЦ, жалоба на товар
- VOC _ Оформление жалобы/благодарности на работу АСЦ
- Жалобы на АСЦ (грубость специалиста, платные услуги, дефект сохранился)
- Оформление Reminder Claim
27.11.2025 Валиев Р.Р. АСЦ проинформировал клиента о возможности регистрации техники в EVO для получения ДСО. Основание - письмо "RE: Рекап калибровки 26.11"
19.08.2025 Вихров Д.Э. Добавлена причина формирования: "У клиента отсутствует чек, но имеется заполненный гарантийный талон с печатью от магазина".
Основание - созвон в Teams с Бибик А.